Как зарегистрировать онлайн-кассу

Эта статья рассчитана на тех предпринимателей, которые подпадают под действие новой редакции закона ФЗ-54. Можно начать с покупки сертифицированного аппарата. Его можно найти на сайте банка ВТБ по эквайрингу, на котором консолидированы предложения партнеров банка, поставляющих данное оборудование. Гаджеты поставляются с модулем ФН и полностью соответствуют требованиям указанного закона. Но одного КТТ недостаточно. Надо знать, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой и подписать договор с фискальным оператором.

А ведь каких-то 2 года назад частные предприниматели освобождались от необходимости иметь кассовый аппарат, или КТТ. Сейчас произошли значительные изменения в процедуре регистрации КТТ, о которых мы и расскажем. Вы узнаете требования закона и как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой пошагово.

Разъяснения закона и предварительные действия

В сжатой форме коснемся существенных изменений, касающихся работы с КТТ, а также опишем предварительные действия при покупке кассового аппарата. В конце раздела приведена информация о штрафах.

Какие требования диктует закон ФЗ-54

Изменения слишком обширные, чтобы рассматривать их отдельно в рамках этой статьи. Постараемся дать краткую оценку и объяснить некоторые нововведения, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно.

Отсрочку до 2021 года от установки онлайн-кассы получают только предприниматели следующих категорий:

• со своим производством (создание, сбыт товаров);
• оказывают услуги без привлечения сторонних лиц на контрактах.

Важная информация! Курьерским службам разрешили работать без выдачи чеков. Поэтому им не надо иметь с собой аппараты.

Другим нововведением является требование иметь кассу при любых безналичных расчетах с частными лицами.

Изменения начались не в этом году, а еще с 2017. Тогда было закреплено правило, чтобы данные по любой транзакции передавались в ФНС по интернету через специально назначенное лицо – оператора фискальных данных. Этого оператора нельзя было брать в штат, а работать с ним только на отдельном договоре.

Далее – все аппараты должны иметь функцию ФН, то есть фискальный накопитель. Этот модуль хранит и записывает всю информацию о продажах.

Важная информация! Чтобы иметь аутентичность, аппарат с ФН должен сначала пройти сертификацию, а затем его надо внести в налоговый реестр. Сертифицировано уже около 100 аппаратов различных производителей.

В Сети масса советов, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно. Но это доступно только тем, кто подписал соответствующий договор с оператором ОФД. Хорошая новость – упразднили обращение и заключение специалистов ЦТО. Отныне предпринимателю предоставлена свобода выбора. Он сам решает, выбирать ли ему сервисный центр техобслуживания либо опираться только на свои силы.

Как быть с бумажными чеками?

Ситуация с ними укладывается в знаменитую фразу: то, что не запрещено, то разрешено. Поскольку в законе ФЗ-54 нет данных по этому поводу, можно подумать, что бумажные чеки не нужны. Но там прописана норма, что по требованию покупателя предприниматель обязан переслать ему чек по электронной почте или в смс. Ведь электронные чеки приравнены к бумажным. Только в этом случае можно не выбивать бумажный чек, а в остальных случаях он необходим, как и раньше.

В 2018 году изменения коснулись и состава данных, отображаемых на чеках, а также бланках отчетности для налоговой. Добавили перечень товаров, номер ФН. А телефон или e-mail покупателя нужен только в том случае, если отсылка чека происходит в электронном виде.

Важная информация! Тех, кто работают на ЕНВД, патенте, два года назад обязали иметь КТТ.

Для этих категорий предпринимателей есть и хорошая новость: примерно с того же времени они могут поставить налоговый вычет за покупку аппаратов в размере до 18 000 рублей. Достаточно обратиться в органы ФНС. Вычет можно получить не только за покупку. Настройку аппарата, как и подключение к ОФД, тоже включают в вычет.

С 1 июля прошлого года теперь нужно выдавать 2 чека:

• 1-й если приходит предоплата;
• 2-й в день окончательной оплаты, то есть после окончания покупки-передачи товара или услуги.

Но самые важные изменения коснулись того, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой самостоятельно через ОФД. При покупке нового аппарата, выберите оператора из списка ФНС и заключите с ним договор на обслуживание.

Как работает эта схема

Дальше рассмотрим, как зарегистрировать кассу онлайн по шагам. Допустим, все предварительные действия успешны, аппарат работает в штатном режиме.

Учитывая правки к закону, схема работы с КТТ почти не изменилась:

Покупатель покупает, а продавец продает товар. По факту оплаты покупатель получает не только бумажный чек, но и электронный. Модуль фискального регистратора передает данные ОФД, где информация обрабатывается. Затем оператор отсылает в кассовый аппарат подтверждение, а сам направляет данные в ФНС.

То есть покупатель не замечает этих манипуляций, поскольку для него они проходят незаметно и не занимают лишнего времени.

Вопрос: а как быть, если пропал интернет в месте оказания услуг или продаж? ФН зарегистрирует факт транзакции даже при отсутствии подключения к Сетке. Как только появится соединение, он автоматически перешлет данные налоговому оператору.

Важная информация! Эта информация хранится только месяц. Если предприниматель сознательно или неумышленно не подключил кассу к интернету в течение этого периода, аппарат будет заблокирован.

Штрафы за нарушения закона 54-ФЗ и других законов, касающихся кассового обслуживания

В 2020 году появились новые штрафы за неправильное использование кассовых аппаратов по новой редакции закона.

Они следующие:

• для ИП, если сделка проведена мимо кассы, штраф составит 25 %-50 % от суммы (но не менее 10 тыс. рублей). Правда, непонятно как инспекторы ФНС смогут отслеживать подобные нарушения. Вероятно, только в случае жалобы покупателя;
• за пользование несертифицированным аппаратом (и без оператора) ИП получит взыскание на 3 тысячи рублей, а фирма – на 10 000. Если транзакции превысят 1 млн рублей, могут заморозить деятельность нарушителей до трех месяцев.

Надо сказать, что штрафы были и раньше. Например, еще 2 года назад выписывали штраф 10 000 рублей за недействительный или фиктивный чек. Если фискальные сведения просрочены, на нарушителя ИП накладывали штраф до 50 тыс. руб., а для организаций эта сумма в 2 раза выше. При повторных злоупотреблениях суммы штрафов возрастали многократно, особенно при больших суммах от 1 млн рублей.

Важная информация! Налоговые сотрудники получили право блокировать КТТ, замеченные в нарушениях, а не только штрафовать предпринимателей. Это разрешено при условии ведения видеосъемки либо пригласив двух понятых.

Инструкция, как зарегистрировать кассу онлайн фнс по шагам

Мы почти не сомневаемся в том, что аппарат на руках и подписан договор с оператором ФНС.

Кстати, обратите внимание на сайт ВТБ по эквайрингу. Там можно выбрать модели кассовых аппаратов, с прошивкой и модулями согласно ФЗ-54, предлагаемые нашими партнерами.

Настало время пошагово рассмотреть инструкцию правильной регистрации онлайн-кассы.

Важная информация! Любителям традиций можно вручную принести аппарат в отделение ФНС, а также прислать почтой.

Услуга бесплатная. Деньги требуют только посреднические структуры, если предприниматель посчитает нужным обратиться к ним за помощью в регистрации. Но это вряд ли нужно. С нашей инструкцией вы справитесь с задачей в два счета.

В своей инструкции будем опираться на личный кабинет (сайт nalog.ru). Он удобен тем, что не надо собирать бумажные документы и затем относить их вместе с КТТ в органы ФНС. Все данные мы внесем через предложенные формы на экране компьютера.

Что для нас важно

Не надо:

• заключать договор с центром техобслуживания;
• отвозить КТТ в налоговую, как раньше;
• ждать несколько дней, пока зарегистрируют.

Регистрация онлайн-кассы теперь состоит из четырех шагов (если делать через сайт):

• подать заявление и получить практически сразу рег. номер КТТ;
• сделать самостоятельно фискализацию;
• получить карточку регистрации;
• зарегистрировать КТТ в кабинете ОФД (если с ним предварительно был заключен договор).

Вход в личный кабинет налогоплательщика на сайте

Допустим, мы купили аппарат и подписали договор с ОФД (это необходимо для дальнейших действий).

Важная информация! Чтобы оказаться в своем кабинете, нужна электронная подпись.

Первый шаг – заполнение шаблона заявления на рег. номер

Из кабинета открываем:

1. Меню «Учет контрольно-кассовой техники или Все кассы»;
2. Далее «Зарегистрировать КТТ»;
3. «Заполнить параметры заявления вручную».

Появится форма шаблона для ввода информации:

• адреса установки аппарата;
• наименования ИП;
• выбранной сферы деятельности;
• данных по аппарату – названия, заводского No (смотрят в техпаспорте, а также внизу или с обратной стороны гаджета);
• название фискального оператора;
• выбранный режим эксплуатации;
• модель ФН (описана в его паспорте) и номер (указан на коробке, но лучше посмотреть с выбитым на корпусе).

Жмем «Подписать и отправить». Первый шаг закончен, регистрационные сведения направились в ФНС. Осталось подождать некоторое время, пока не придет подтверждение.

Второй шаг — фискализация КТТ

Фискализацией обозначают несколько понятий. В нашем случае это процедура введения кассового аппарата с ФН в эксплуатацию. Она выполняется через обмен данных с налоговой и реестрами ККТ, ФН.

Важная информация! Модуль фискального накопителя должен быть присоединен к аппарату.

В других случаях под фискализацией понимают передачу информации о проведенных покупках через кассовый аппарат.

Когда в ФНС обработают ваше заявление и присвоят номер, в меню «Контрольно-кассовая техника» появится соответствующее сообщение с номером.

Далее понадобятся эти данные о КТТ. Просто откройте окна и держите под рукой.

1. Подключаем аппарат к ПК (через любой из портов USB).
2. Установим программное обеспечение для работы кассы.
3. Открываем архив с папкой Installer, переходим в подраздел Exe.
4. Здесь запускаем Setup, ждем появления интерактивного меню установщика и выполняем действия по подсказкам на экране.
5. Протестировать подключенное устройство с помощью утилиты Тест драйвера.

6. Открываем меню регистрации КТТ, нажимаем Свойства (они расположены наверху справа). В открывшемся подменю внимательно проверяем правильность информации, что модель подключена через USB-канал и распознается автоматически. Нажимаем Поиск.
7. Откроется следующее окно с портами. Снова нажимаем ту же кнопку поиска, покажется наш подключенный аппарат (у него должна стоять маска «порт USB»).
8. Нажимаем «Выбрать» для перехода на вкладку со свойствами.
9. Нажимаем «Проверка связи», почти моментально на экране покажутся данные об аппарате.

10. Нажимаем «ОК» и переключаемся в меню регистрации КТТ.

Теперь надо ввести полученный регистрационный номер. Вводите без изменений, пробелов и отступлений.

Заполняем реквизиты компании по шаблону на экране.

Правильно указываем место расчетов:

• развозная торговля – так и пишем, добавляем номер рабочего автомобиля;
• разносная торговля – вставляем без изменений;
• интернет-магазины – указать адрес своего коммерческого сайта;
• услуги такси – номер автомобиля.

Проставляем птички в полях меню «Настройки КТТ» (отмечаем те позиции, которые мы заполнили на шаге 1).

Адрес ФНС – ставим nalog.ru. Вводим остальную информацию, чтобы подключиться к оператору. Не забудьте проверить введенную информацию перед отправкой. Затем отмечаем птичкой поле Включено. Нажимаем Регистрация (находим внизу экрана).

Должен появиться отчет. Он состоит из таких данных:

• регистрационных;
• полученного номера;
• фискального признака;
• даты.

Это нам потребуется для окончания процедуры фискализации. Нажимаем «Сохранить» и закрыть.

Теперь возвращаемся в меню «Контрольно-кассовая техника», нажимаем «Завершить регистрацию».

В появившемся окошке предложено ввести данные из сгенерированного отчета, что мы успешно и делаем. Осталось кликнуть на кнопке Подписать и отправить. Шаг второй закончен.

Третий шаг. Работа с карточкой регистрации ККТ

Самый простой шаг из остальных. Информация о карточке появляется в одноименном разделе (напротив строчки с кассовым аппаратом). Дата получения карточки одновременно является датой ее регистрации.

Что делать дальше? Осталось подписать карточку о регистрации КТТ усиленной электронной подписью. Карточка нужна при смене регистрационных данных. Например, при переименовании компании, а также в случае замены ФН.

Важная информация! Если аппарат кассы покупался в б/у состоянии, старая карточка должна быть передана новому владельцу

За утерю или повреждение карточки наказания не предусмотрено. В налоговой просто выдадут бумажный дубликат.

Четвертый шаг – регистрируем аппарат у оператора ОФД

Хотя на стадии предыдущего шага наша онлайн-касса узаконена, работать пока нельзя. Осталось последнее: передать оператору сведения о модели аппарата.

Этот шаг вызван тем, что в договоре с оператором не проставлены номер карточки и другие персонифицированные данные КТТ.

1. Заходим в кабинет оператора ОФД.
2. Выбираем вкладку КТТ, затем кликаем на «Подключить ККТ».
3. Откроется окно регистрации, там заполните все поля.

Необходимые сведения берем из отчета по шагу 3.

4. Нажать «Сохранить» и дождаться появления об успешной регистрации онлайн-кассы у фискального оператора.

Регистрация закончена, наши цели достигнуты.

Регистрация аппарата вручную визитом в налоговую

Не будем уговаривать воспользоваться онлайн-способом. Если кому-то привычнее сделать вручную, опишем процедуру.

Важная информация! Почти все необходимые бланки документов можно скачать с сайта налоговой или профильных архивов. Обратите внимание, что вместо КНД-1110021 требуют форму КНД-1110061.

Понадобятся документы:

• форма заявления на регистрацию (рекомендуем скачать образец его заполнения);
• паспорт на аппарат;
• паспорт на модуль ФН;
• личный паспорт;
• документы о предпринимательской деятельности, ИНН.

Иногда требуют показать документ, подтверждающий полномочия заявителя.

На рисунке ниже приведен полный список документов:

Раньше эта процедура осуществлялась по месту установки кассового аппарата или прописки ИП, но теперь можно обращаться в любое отделение ФНС. Сроки рассмотрения стандартны: до 5 календарных дней.

Неудобство в том, что придется 3 раза посещать налоговую:

• 1-й – для подачи документов;
• 2-й – чтобы предоставить аппарат для фискализации;
• 3-й - чтобы забрать карточку КТТ.

Итак, мы рассмотрели практически все моменты по теме, как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС по шагам. Не обошли вниманием и ручной способ, который до сих пор остается актуальным. Главное нововведение – необходимость договора с ОФД, посредником между предпринимателями и ФНС.

Еще важно приобрести сертифицированный аппарат, разрешенный налоговой службой, с установленным модулем ФН. Мы уже говорили о нашем партнере – банке ВТБ, который предлагает кассовые аппараты в полной готовности к работе. На сайте ВТБ предлагают не только КТТ, но POS-терминалы и другую необходимую технику со встроенным эквайрингом.

Если пугает перспектива онлайн-ввода, можно пойти проверенным традиционным путем и отнести аппарат в налоговую.