Как выбрать онлайн-кассу? Что такое электронные кассы?
Онлайн-касса в 2021 году – это не роскошь, а необходимость. Законодательство обязывает всех предпринимателей использовать онлайн-кассы, 1 июня текущего года установить кассу должны даже ИП, продающие результаты своего труда без наемного персонала. По-другому онлайн-касса называется «электронная касса». Рассмотрим, что это такое, какие кассы бывают и как их правильно выбирать.
Что такое онлайн-касса?
Вы наверняка видели в магазинах, гостиницах и кинотеатрах обычные кассы. Платите деньги – вам выдают товар/оказывают услугу и дают чек. С точки зрения покупателя, взаимодействие с онлайн-кассой выглядит точно так же.
Но если стандартная касса старого формата все данные о покупке хранила в блоке памяти. Онлайн-касса, в отличие от предшественников, шифрует данные и передает их сразу после покупки в налоговые органы. Копия информации остается в памяти кассы, поэтому онлайн-касса будет эффективно работать даже при отключенном интернете (данные отправятся в налоговые органы, как только будет доступна связь).
Плюсы онлайн-касс
В первую очередь онлайн-кассы полезны для налоговой службы, потому что позволяют своевременно фиксировать все акты покупки-продажи и снижают вероятность ухода от налогов.
Впрочем, и для честных предпринимателей кассы будут полезными:
- Упрощение отчетности. Все данные подаются в налоговую сразу и быстро.
- Легко подключать. Не нужно совершать визиты в налоговую – вся настройка проводится онлайн.
Плюсы эти достаточно условные, но работать в 2021 году без онлайн-кассы не получится.
Кому нужна онлайн-касса?
Практическим всем предпринимателям. Налоговая служба с 2017 года не регистрирует кассы старого образца без фискального наполнителя со связью с налоговой службой.
Кто может не использовать онлайн-кассу?
До 1 июля 2021 года кассы старого образца могут использовать те ИП, которые продают созданный им товар и не имеют наемных сотрудников.
Также федеральный закон предусматривает еще ряд редких исключений:
- Если вы сдаете в аренду квартиру или машино-место, иметь кассу необязательно.
- Если вы занимаетесь сезонной продажей фруктов и овощей на рынке (арендуете прилавок) – касса не потребуется.
- Если у вас пункт ремонта/чистки обуви, вы торгуете мороженым или квасом – тоже можно кассу не покупать.
- ТСЖ, школы, курсы, тренинги, библиотеки и прочие учреждения, зафиксированные в законе.
Если вы попадаете под действие отсрочки или постоянных льгот – постоянно следите за изменениями в законодательстве. В 54-ФЗ очень часто вносят поправки.
Какие онлайн-кассы бывают?
Разные. По цене, функционалу, размеру, типу подключения. Главное – они обязательно должны соответствовать требованиям законодательства. Именно поэтому приобретать электронные кассы для ИП или ООО стоит у банков, которые впоследствии будут заниматься обслуживанием.
Условно электронные кассы можно разделить на три категории:
- Стационарные моноблоки. Выглядят как крупный монитор с отдельно стоящим фискальным регистратором. Дорогие. Обладают широким функционалом, позволяют установить специальные программы для менеджмента. При этом эти электронные кассы «привязаны» к месту. Они подключаются к сети и без электричества не работают.
- Автономные кассы. Это полностью автономные приборы с аккумулятором, который позволяет использовать кассу даже при отсутствии электричества. Их не нужно подключать к ПК, а за связь с налоговой отвечает встроенный модем.
- Фискальные регистраторы. Один из самых дешевых вариантов электронной кассы. Легко связываются с другими устройствами – смартфонами, ПК или планшетами. Главное условие – на устройствах должно быть установлено специфическое ПО. Работают фискальные регистраторы от сети, своего аккумулятора не имеют. Им требуется постоянный выход в интернет.
Как выбрать онлайн-кассу?
Обращайте внимание на особенности своего бизнеса:
- Чем именно вы занимаетесь? Если у вас небольшой магазин или островок в ТЦ – выбирайте автономные кассы. Это не ударит по бюджету, ее будет просто настраивать и обслуживать. Если в планах открытие кафе, ресторана или развлекательного центра – лучше брать большой моноблок, к которому можно будет подключить дополнительную «периферию» (в виде нескольких выносных терминалов эквайринга). А еще на него можно будет установить ПО для учета остатков и ведения бухучета.
- Сколько клиентов у вас бывает за день и когда они приходят? Фискальный регистратор не только запоминает операции и передает информацию о них, но и печатает чеки. Скорость печати, автоотрез, настраиваемые поля и ширина чека – все это кажется мелочами, но при большом плотном потоке клиентов это станет дополнительным «затормаживающим» фактором.
- Какую систему учета вы используете? Пресловутые iiko или R-keeper позволяют не только контролировать продажи, но и вести учет складских остатков, проводить операции бухучета и анализировать эффективность маркетинговых кампаний. На автономные кассы и фискальные регистраторы при всем желании такие программы не поставить. При выборе обязательно учитывайте системы аналитики.
А еще важно учитывайте, нужен ли вам ЕГАИС, и нужно ли подключить уже имеющиеся весы, сканеры штрих-кодов и так далее – электронная касса должна с ними «сопрягаться».
А что по деньгам: стоимость онлайн-касс
Самый демократичный вариант – автономные кассы. Их стоимость колеблется от 11 до 25 тысяч рублей. Чуть дороже (до 40 тысяч) будут фискальные регистраторы. Их выгода в том, что планшет или смартфон можно безболезненно заменять по мере необходимости, а сами фискальники служат достаточно долго. Дороже всего обойдутся моноблоки, здесь единого прайса нет – в зависимости от функционала и особенностей она может колебаться от 25–30 тысяч рублей до бесконечности.
Кроме того, нельзя забывать о сопутствующих расходах. Придется заплатить:
- За сам аппарат (от 11 тысяч до бесконечности в зависимости от типа).
- Ежемесячный абонентский платеж оператору фискальных данных (именно с его стороны происходит обработка поступающей информации и пересылка ее в налоговые органы).
- За интернет. Он должен быть действительно стабильным и качественным, самым дешевым тарифом здесь не обойтись. Кроме того, постоянно нужно поддерживать линию со своей стороны в надлежащем состоянии.
А еще в случае поломки аппаратуру необходимо будет ремонтировать. Впрочем, правильно выбранная электронная касса для ИП или ООО принесет действительного много прибыли или по крайней мере не загонит вас в жестокий минус.
Желаем удачи с торговлей и кассами!