Что такое онлайн-касса и как ее подключить

• Что такое онлайн-касса и как она работает
• Кому нужна онлайн-касса?
• Основные типы касс нового формата
• Из чего складывается стоимость онлайн-кассы
• Подключение онлайн-кассы самостоятельно: пошаговая инструкция и важные аспекты

Сфера бизнеса, как и многие другие, не стоит на месте, и в 2017 был введен ряд изменений. Предпринимателей обязали перейти на онлайн-кассы, чтобы отправлять информацию в ФНС через интернет. Постепенно старые аппараты на базе ЭКЛЗ были заменены. В статье мы расскажем, что такое онлайн-касса и как ее выбрать. О чем нужно знать начинающим бизнесменам и как подключить онлайн-кассу самостоятельно?

Что такое онлайн-касса и как она работает

Ключевое отличие кассы нового формата от аппарата старого образца — подключение через интернет и отправка электронных чеков в налоговую. Что насчет привычного нам формата? Покупатель получает бумажные чеки при расчете. Он также может потребовать и электронную версию. Онлайн-касса дополнена функцией отправки чека на почту или телефон. Если вы приобрели товар или услугу дистанционно, то получите только электронный чек, который при желании можно распечатать.

Ежедневно в ФНС поступает большой объем фискальных данных от всех полученных онлайн-касс. Эта информация конфиденциальна, и она требует тщательного контроля, проверки на ошибки и дальнейшей сортировки. Поэтому посредником между кассой и ФНС выступает оператор фискальных данных, или ОФД. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации налоговой. Также в связи с этим все кассы нового формата были оснащены фискальными накопителями, на которых хранятся данные о чеках. Информация из него отправляется к ОФД посредством встроенного модуля передачи данных. Максимальный срок — 30 дней. Если по истечении этого периода оператор информацию не получит, процесс работы застопорится. Это может произойти из-за сбоя основного интернет-канала.

• По факту передачи чека в ФНС пользователю приходит подтверждение.
• Доступ ко всем чекам есть в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
• Также пользователь может вывести на печать расчетный отчет на данный момент, чтобы узнать о чеках, которые не были отправлены, и их количестве.
• Процедура возврата средств за товар или услуги оформляется на базе соответствующего чека возврата, который также отправляется в ФНС через фискального оператора.
• Бланки строгой отчетности формируются в электронном формате по факту расчета с покупателем.

Кому нужна онлайн-касса?

Прежде чем отвечать на вопрос, как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину или другому предприятию, важно разобраться, какая вообще от нее польза? Основная цель, конечно же — избежать сокрытия выручки и неуплаты налогов. Данные от касс нового формата передаются автоматически, за счет чего ФНС гораздо проще контролировать процессы в рамках того или иного бизнеса. Наблюдение за торговой точкой ведется дистанционно, поэтому предпринимателю будет невозможно скрыть свою деятельность. Внезапные как снег на голову выездные проверки налоговой также постепенно будут снижены до минимума, так как в них просто не будет необходимости.

Это все о государстве. А самим предпринимателям какая польза? Во-первых, регистрация онлайн-касс эффективно упорядочивает и ускоряет работу. Само оборудование нового формата гораздо проще в подключении (регистрация, снятие с учета), использовании и обслуживании. Больше нет необходимости заключать договор с ЦТО, а значит и количество документов на начальном этапе заметно снижается. Обслуживание онлайн-касс ложится на плечи самих производителей. Во-вторых, наличие всей фискальной информации в электронном формате упрощает анализ продаж и контроль над деятельностью продавцов.

Не забываем и о преимуществах для покупателей. Выданный кассой нового формата чек дополняется QR-кодом, который можно легко просканировать с помощью смартфона и узнать, добросовестный ли вам попался продавец.

Основные типы касс нового формата

Согласно букве закона, предприниматели должны согласовывать выбор онлайн-касс с реестром ККТ, утвержденным налоговой службой. Туда входит и стационарное, и мобильное оборудование. И делится оно на несколько групп:

• Фискальные регистраторы с печатающим механизмом. Управление осуществляется внешне — через программу, установленную на компьютере, смартфоне, планшете. Экран у такого аппарата отсутствует. Вся информация о чеках накапливается в фискальном накопителе, далее пакеты данных отправляются в ФНС через ОФД. Помимо этого, фискальный регистратор печатает чеки. Такой тип касс подходит для всех видов бизнеса с той лишь разницей, что крупный и средний устанавливают оборудование с автоматическим отрезом чеков (чтобы ускорить работу), а малый — без этого механизма (самый бюджетный вариант). Есть и аккумуляторные модели.
• Автономные кассы с экраном и кнопочной панелью управления. Одни из самых простых в использовании аппаратов, подходящих для микробизнеса с небольшим количеством товарных позиций. Эту небольшую по объему номенклатуру можно без труда занести в память кассы. Работает оборудование сети или автономно, фискальные данные отправляются через Wi-Fi или с помощью SIM-карты.
• SMART-терминалы, напоминающие планшеты с сенсорным дисплеем. Программа управления кассы вшита в само оборудование. Доступ в личный кабинет ОФД есть с любого синхронизированного устройства. Возможно и проводное, и беспроводное подключение. Это удобный вариант для сферы услуг, сетей общественного питания и различных видов малого бизнеса.
• Кассы со встроенным банковским модулем для взаимодействия с картами (стационарные или мобильные). Особенно подходят для курьерских служб и предпринимателей, осуществляющих деятельность вне помещений. Однако нужно помнить, что выход из строя банковского модуля повлечет за собой остановку работы всего кассового аппарата.
• Кассы на базе облачных хранилищ (удаленные) — используются службами такси и курьерами, в сфере ЖКХ и интернет-коммерции. Размещаются они вне мест расчета, формируют электронные чеки и отправляют по контактному адресу клиента. Больших вложений при приобретении такой кассы не потребуется.
• Кассы для торговых автоматов по продаже еды, напитков, различной мелочи. Могут устанавливаться как внутрь самих аппаратов, так и использоваться удаленно. Для экономии средств предпринимателям было разрешено использовать одну кассу для нескольких автоматов.

Как видите, важно не только знать, как подключить онлайн-кассу к интернету, но и, для начала, как правильно ее выбрать. Перед покупкой учтите следующие критерии:

• какая касса подойдет больше: стационарная или мобильная;
• количество покупателей — от показателя нагрузки зависит, понадобится вам аппарат с резчиком чеков или без, будет ли он поддерживать работу с широкой чековой лентой или же только с узкой;
• надежность и репутация производителя;
• ваш бюджет.

Если все еще не уверены в выборе, наши специалисты обязательно придут на помощь. Индивидуальный подход — вот то, что помогает нам повысить эффективность вашего бизнеса, подобрав оптимальный вариант кассы нового образца.

Из чего складывается стоимость онлайн-кассы

Средняя стоимость оформления кассы варьируется в пределах 15000-30000 руб. Цена складывается из:

• стоимости услуг ОФД — подключение 1 оборудования обойдется в 3000 рублей (на год);
• оплата интернета;
• текущего валютного курса, так как комплектующие ККТ нового формата частично закупаются за рубежом;
• приобретение раз в год или 3 года нового фискального накопителя — примерно 6000 рублей.

Как подключить онлайн-кассу — самостоятельно или под ключ?

В вопросе оснащения бизнеса кассами нового формата у предпринимателей есть альтернатива: приобрести уже готовый пакет или сделать все самостоятельно. В первом случае компания берет на себя все, начиная от консультации по выбору кассы и завершая ее подключением c настройкой программного обеспечения. В итоге вы:

• экономите свое время;
• гарантировано получаете оборудование, которое будет соответствовать запросам бизнеса;
• избежите возможных ошибок и сбоев работы.

При самостоятельном подключении каждый этап работ ложится на плечи самого предпринимателя. Это выгодно из-за экономии средств, особенно если речь идет о подключении нескольких касс. Разобравшись с одной, вы гораздо быстрее справитесь и с остальными единицами оборудования.

Как вы понимаете, при выборе готового пакета под ключ придется потратиться — это и есть основной недостаток. К минусам самостоятельного подключения, соответственно, относятся внеплановые затраты времени и риск допустить ошибки, так как нет опыта работы в вопросе, как подключить онлайн кассу к интернет магазину и другим видам бизнеса. Но все зависит от того, какое именно оборудование вы выберите. ККТ различны по сложности настройки. Наши, в свою очередь, с уверенностью можно назвать простыми в подключении. А, если и допустите ошибку при самостоятельной настройке, все равно защищены гарантией. Поэтому разберемся в тонкостях подключения онлайн-касс своими силами.

Подключение онлайн-кассы самостоятельно: пошаговая инструкция и важные аспекты

Нельзя просто взять и начать печатать чеки сразу после выбора и покупки оборудования. Его нужно еще зарегистрировать и настроить, шаг за шагом выполняя действия:

• Подключение кассы к компьютеру. Предварительно нужно скачать с официального сайта производителя инструкцию и драйвера и установить их.

• Выбор оператора фискальных данных из реестра на сайте налоговой. Заходим на сайт выбранного ОФД и проходим регистрацию. Если все поля будут заполнены верно, по электронной почте вы получите подтверждение и письмо с логином и паролем для входа в личный кабинет. Заходим и заключаем договор с оператором, заполнив все поля с контактными данными. Для этого необходима цифровая подпись, которую можно получить в специальных центрах Министерства коммуникации и связи.

Подача заявления в ФНС через сайт, для чего вам также понадобится электронная подпись. В личном кабинете есть опция учета и регистрации ККТ. Понадобится заполнить поля: контакты, информацию о предприятии, данные о кассовом аппарате и способе ее использования (стационарно, автономно и т.д.), фискальном накопителе, об ОФД, с которым вы заключили договор. Убедитесь, что все эти поля заполнены верно, и выбранный кассовый аппарат есть в реестре ККТ. При правильном оформлении заявления вы получите номер для регистрации кассы.

• Регистрация фискального накопителя через приложение на ПК, установленное с драйверами. Заполняем следующие поля: упомянутый выше регистрационный номер, ИНН и данные о предприятии, а также информацию об операторе фискальных данных. Понадобятся также порт и адрес сервера ОФД, узнать которые можно на сайте оператора. Эта информация нужна, чтобы касса могла отправить пакеты данных с чеками. При неправильном вводе ИНН или номера регистрации кассы, вы не сможете исправить ошибку. Единственный выход — приобрести новый фискальный накопитель, расставшись с еще 6000 рублей. При успешной регистрации ФН касса выдаст первый отчетный документ.

• Информацию из полученного отчета вводим на сайте налоговой для получения регистрационной карточки ККТ и постановки оборудования на учет в ФНС.

• Возвращаемся на сайт оператора, вводим информацию из карточки. Устанавливается связь между ОФД и кассой, пользователю выставляется счет за услуги оператора.
• Настройка ПО, в том числе бухгалтерии, системы учета товаров и т.д. Оно разнится в зависимости от типа оборудования: фискальный регистратор, готовый набор кассира или касса автономного типа. В любом случае подходить нужно с большой ответственностью. Неправильно настроенное ПО может в самый ответственный момент «полететь».
• Завершение установки кассы и печать первого чека. Это необходимо для проверки наличия в нем всей необходимой номенклатуры. Также зайдите на сайт ОФД и убедитесь, что в личный кабинет поступили данные о транзакции.

Теперь вы знаете, как подключить онлайн-кассу самостоятельно. Следуя описанной выше подробной инструкции, вы точно не запутаетесь в этапах настройки оборудования. Особенно, если остановите выбор на ККТ от нашей компании. Их отличительная особенность — наличие гарантии. Ведь даже самое детальное руководство не исключает человеческий фактор. Почему это удобно и выгодно? В случае если пользователь при самостоятельной настройке и подключении кассы допустит ошибку, гарантийное соглашение покроет эти неполадки, и вы возобновите ведение бизнеса в прежнем режиме.